Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) ist:

Maximilian O. Sutter
Harbatshofen 10 ½
88167 Stiefenhofen
Deutschland
E-Mail: impressum@maxsutter.de

Diese Hinweise erläutern die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch von maxsutter.de, bei Kontaktanfragen und Vertragsanbahnung sowie im Zusammenhang mit Executive und Leadership Coaching, Teamcoaching, Interviews, Workshops, Offsites, Facilitation, Organisationsentwicklung und vergleichbaren Beratungs- und Entwicklungsformaten. Sie gelten insbesondere für Interessierte, Kunden, Coachees, Teilnehmende, Ansprechpartner und Sponsoren auf Kundenseite.

Diese Hinweise beschreiben die allgemeine Praxis für alle Kundenmandate. Bei rechtmäßigen, konkret vereinbarten Abweichungen informieren wir die betroffenen Personen vor Beginn der abweichenden Verarbeitung und holen zusätzlich erforderliche Einwilligungen ein. Eine Vereinbarung mit dem Auftraggeber erlaubt für sich genommen weder die Weitergabe vertraulicher Einzelcoaching-Inhalte noch eine Einschränkung von Datenschutzrechten.

2. Datenkategorien, Quellen und datenschutzrechtliche Rollen

Abhängig vom jeweiligen Kontakt oder Mandat verarbeiten wir insbesondere:

• Stamm- und Kontaktdaten wie Name, E-Mail-Adresse und Anschrift;
• berufliche und organisatorische Angaben wie Arbeitgeber, Position, Funktion, Teamzugehörigkeit und beruflicher Kontext;
• Vertrags-, Abrechnungs-, Zahlungs- und Steuerdaten;
• Termin-, Kommunikations- und Teilnahmedaten;
• Inhalte aus Coachings, Interviews, Teamformaten, Workshops oder Offsites, einschließlich eigener Gesprächs- und Arbeitsnotizen, vereinbarter Maßnahmen und freigegebener Ergebnisse;
• Audio- und Transkriptionsdaten ausschließlich bei einer zuvor erlaubten Aufnahme oder automatisierten Transkription;
• technische und Nutzungsdaten, die bei der Website- oder Dienstnutzung anfallen.

Wir erhalten Daten überwiegend direkt von der betroffenen Person. Bei Unternehmensmandaten können Name, geschäftliche Kontaktdaten, Funktion, Teamzugehörigkeit, Terminangaben und Informationen zum organisatorischen Mandatskontext auch vom beauftragenden Unternehmen, einem Sponsor, dem Arbeitgeber oder anderen Projektbeteiligten stammen. Für vom Auftraggeber übermittelte Teilnehmer- und Kontaktdaten gelten die Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO, grundsätzlich innerhalb eines Monats und bei früherer Kommunikation oder Offenlegung bereits zu diesem Zeitpunkt. In Gesprächen können außerdem beiläufig Angaben über Kollegen oder andere Personen vorkommen. Wir beschränken diese auf das Erforderliche und vermeiden unnötige Namen und identifizierende Details. Ob für eine erwähnte dritte Person eine Ausnahme nach Art. 14 DSGVO greift, prüfen und dokumentieren wir im Einzelfall; Coaching-Vertraulichkeit allein ist keine pauschale Ausnahme. Greift keine Ausnahme, erfüllen wir die einschlägigen Informationspflichten. Der Auftraggeber bleibt für die Rechtmäßigkeit und Transparenz seiner eigenen Datenübermittlung verantwortlich.

Als freiberuflicher Executive Coach bestimmt Maximilian O. Sutter die Inhalte des Einzelcoachings gemeinsam mit dem Coachee und unabhängig vom Sponsor. Für dieses vertrauliche Coaching ist er selbst Verantwortlicher. Bei Unternehmensmandaten sind Auftraggeber und Coach für ihre jeweiligen Verarbeitungen grundsätzlich eigenständig verantwortlich. Die Rollen im konkreten Projekt richten sich nach den tatsächlichen Entscheidungen und Verantwortlichkeiten, nicht nach einer Einstufung in einem Beschaffungssystem. Soweit wir Daten in einem konkreten Projekt ausschließlich nach dokumentierten Weisungen des Auftraggebers verarbeiten, wird vor Beginn eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Eine gemeinsame Verantwortlichkeit wird, soweit erforderlich, gesondert geregelt.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Anfragen, Vertragsanbahnung, Vertragsschluss und Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO;
• Organisation und professionelle Durchführung von Unternehmensmandaten für Coachees und Teilnehmende, die nicht selbst Vertragspartei sind, Projektkommunikation, vertrauliche Dokumentation und Kontinuität der Leistung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO;
• Erstellung, Strukturierung und Überarbeitung gewöhnlicher aufbereiteter Arbeitsnotizen sowie Vor- und Nachbereitung, ausgenommen die nachfolgend beschriebene einwilligungsabhängige Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO;
• freiwillige Audioerfassung, automatisierte Transkription, KI-gestützte Gesprächsnotizen in Granola und optionale Aufbewahrung von Rohtranskripten für den vereinbarten Coachingzweck: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO;
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Steuer- und Nachweispflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO;
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unsere berechtigten Interessen liegen in einer verlässlichen und qualitativ konsistenten Leistungserbringung, einer sicheren Projektorganisation und IT-Nutzung, der vertraulichen Dokumentation sowie der Sicherung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche. Dabei berücksichtigen wir insbesondere die Vertraulichkeitserwartungen der betroffenen Personen, die Sensibilität des Formats, Datenminimierung, begrenzte Speicherdauern und menschliche Kontrolle. Für besondere Kategorien personenbezogener Daten gelten zusätzlich die Voraussetzungen aus Abschnitt 11.

4. Websitehosting, Cookies und lokale Browserspeicherung

Diese statische Website wird über GitHub Pages, einen Dienst von GitHub, bereitgestellt. GitHub dokumentiert, dass beim Besuch einer GitHub-Pages-Website die IP-Adresse der besuchenden Person zu Sicherheitszwecken protokolliert und gespeichert wird, unabhängig davon, ob die Person bei GitHub angemeldet ist.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir nutzen den Hostingdienst auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung der Website sowie in der Erkennung und Abwehr von Missbrauch.

Internationale Verarbeitung und Speicherdauer: GitHubs allgemeine Datenschutzerklärung beschreibt eine mögliche Verarbeitung in den USA und weiteren Ländern sowie die hierfür eingesetzten Transfermechanismen. Die GitHub-Pages-Dokumentation nennt für die IP-Protokollierung keine feste Speicherdauer. Maßgeblich sind insoweit die jeweils aktuellen Angaben des Anbieters.

Wir setzen auf der Website keine Cookies oder Tracking-Technologien ein. Die gewählte Sprache wird in localStorage gespeichert, bis Sie die Einstellung ändern oder Ihre Browserdaten löschen. Das Schließen des Sprachhinweises wird in sessionStorage bis zum Ende der Browsersitzung gespeichert. Diese Werte bleiben in Ihrem Browser und werden nicht an uns oder Dritte übermittelt. Die Speicherung und der Zugriff sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG zulässig, weil sie für die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Sprachfunktion erforderlich sind; soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, gilt ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Weitere Informationen: GitHub Pages – Data collection und GitHub General Privacy Statement.

5. Kontaktformular und Formcarry

Für das Kontaktformular nutzen wir Formcarry, einen Dienst der Teijal, Inc. d/b/a Formcarry („Formcarry“). Formcarry verarbeitet die übermittelten Angaben in unserem Auftrag, filtert Spam und leitet die Anfrage per E-Mail an uns weiter.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Organisation, Anlass der Anfrage und gewünschte Veränderungen, optional Angaben zur Herkunft der Empfehlung und Startbereitschaft, Sprache und Seitenadresse des Formulars sowie technisch erforderliche Verbindungsdaten wie die IP-Adresse.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten die Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage und gegebenenfalls für vorvertragliche Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ist die anfragende Person nicht die potenzielle Vertragspartei, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in der effizienten Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und dem Schutz des Formulars vor Missbrauch.

Empfänger und Drittlandbezug: Formcarry ist als Auftragsverarbeiter eingebunden. Nach Angaben des Anbieters werden Formulardaten in Frankfurt gespeichert; Fernzugriffe aus den USA und US-Unterauftragsverarbeiter sind möglich und durch Standardvertragsklauseln beziehungsweise weitere vom Anbieter genannte Garantien abgesichert.

Speicherung: Die dauerhafte Speicherung eingehender Nachrichten in der Formcarry-Datenbank ist deaktiviert. Entsteht kein Vertragsverhältnis, löschen wir die bei uns eingegangene Anfrage grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Abschluss der Korrespondenz, sofern keine gesetzliche Pflicht oder ein konkretes Nachweisinteresse entgegensteht.

Bitte übermitteln Sie über das Kontaktformular keine Gesundheitsdaten oder anderen besonders sensiblen Angaben. Weitere Informationen: Formcarry Data Processing Agreement und Formcarry Privacy Policy.

6. Durchführung von Coaching-, Team- und Unternehmensmandaten

Zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Leistungen verarbeiten wir die erforderlichen Kontakt-, Organisations-, Termin- und Kommunikationsdaten sowie die im jeweiligen Format mitgeteilten oder erarbeiteten Inhalte. Wir können eigene schriftliche Gesprächs- und Arbeitsnotizen anfertigen. Diese dienen der professionellen Kontinuität, Vor- und Nachbereitung, vereinbarten Dokumentation und – in reduziertem Umfang – berechtigten Nachweisinteressen.

Im Einzelcoaching bestimmen Coach und Coachee Inhalte und Agenda gemeinsam. Das beauftragende Unternehmen erhält ausschließlich Termin- und Rechnungsinformationen. Gesprächsinhalte, individuelle Fortschrittsberichte oder Bewertungen geben wir nicht an Vorgesetzte, HR oder den Sponsor weiter. Transkripte und Einzelcoaching-Notizen sind kein Bestandteil einer Berichterstattung an den Sponsor. Bei gesondert vereinbarten Teamformaten legen wir vorgesehene gemeinsame Ergebnisse und Empfänger vorab fest; dies erlaubt keine Offenlegung von Einzelcoaching-Inhalten.

Coachingnotizen sind keine Personal- oder Leistungsbeurteilungen und werden von uns nicht für Entscheidungen über Einstellung, Beförderung, Vergütung, Leistung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erstellt oder eingesetzt. Erforderliche Co-Facilitators und Hilfspersonen erhalten Daten nur nach dem Need-to-know-Prinzip und werden zur Vertraulichkeit verpflichtet.

7. Aufzeichnung und Transkription mit Granola

Für die automatisierte Transkription und KI-gestützte Notizen zu Gesprächen, in die eingewilligt wurde, nutzen wir Granola, einen Dienst von Granola, Inc. und Granola Labs Ltd. Granola ist der einzige direkt von uns eingesetzte KI-Dienst zur Verarbeitung von Coaching-Gesprächen. Granola kann eigene vertraglich gebundene Cloud-, Transkriptions- und KI-Unterauftragsverarbeiter einsetzen.

Granola erfasst Mikrofon- und Systemaudio. Vor Beginn informieren wir alle Beteiligten über Transkription, KI-Notizen, beteiligte Anbieter, internationale Verarbeitung und die unten beschriebene Aufbewahrung, holen ihre ausdrückliche Einwilligung ein und dokumentieren diese. Diese Hinweise stellen selbst keine Einwilligung dar. Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit, auch während einer Sitzung, widerruflich. Ohne Einwilligung oder nach Widerruf findet keine weitere Transkription statt; das Coaching kann ohne Nachteile mit manuellen Notizen fortgesetzt werden. Die Einwilligung in die Transkription erlaubt nicht automatisch zusätzliche Nutzungen oder Offenlegungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Verarbeitung und Übermittlung: Nach Angaben von Granola wird Audio vorübergehend für die Transkription gespeichert und danach auch bei den Transkriptionsanbietern gelöscht. Transkripte und Notizen werden auf AWS-Systemen in den USA gespeichert. Der von uns akzeptierte Datenverarbeitungsvertrag mit Granola sieht für die entsprechenden internationalen Übermittlungen Standardvertragsklauseln vor. Granola ist für Kundeninhalte Auftragsverarbeiter und setzt Unterauftragsverarbeiter ein. Für bestimmte Konto-, System-, Sicherheits- und Compliance-Daten handelt Granola nach seinen eigenen Bedingungen als eigenständiger Verantwortlicher.

Unterauftragsverarbeiter: Zum Revisionsdatum nennt Granolas offizielle Liste unter anderem Amazon Web Services für Infrastruktur, Speicherung und Rechenleistung; Anthropic, OpenAI, Google Cloud und xAI für KI-Verarbeitung; AssemblyAI und Deepgram für Transkription sowie Braintrust für die Bewertung der KI-Leistung. Für diese Anbieter nennt die Liste Hosting in den USA. Die Nennung bedeutet nicht, dass jedes Gespräch an jeden Anbieter übermittelt wird. Es handelt sich um Granolas Unterauftragsverarbeitung, nicht um eine direkte Nutzung dieser KI-Dienste durch uns. Die verlinkte Liste enthält die aktuellen Anbieter, Zwecke und Standorte.

Die Modellverbesserung mit Daten aus unserem Granola-Konto ist deaktiviert. Nach Angaben von Granola dürfen externe KI- und Transkriptionsanbieter die übermittelten Daten nicht für ihr eigenes Modelltraining nutzen. Die Löschung der Granola-Kopien und die Aufbewahrung lokaler Textdateien sind getrennte Schritte; hierzu gelten Abschnitte 8 und 12.

Weitere Informationen: Granola Security and Privacy FAQs, Granola Data Processing Addendum, Granola Unterauftragsverarbeiter und Granola Privacy Policy.

8. Lokale Transkripte und Arbeitsdokumentation

Rohtranskripte werden als Textdateien auf den lokalen Rechner des Coaches exportiert. Das Löschen eines Transkripts aus Granola löscht diese lokale Kopie nicht. Die lokale Aufbewahrung ist optional und dient der Kontinuität des aktiven Coachings nur, soweit relevante Originalformulierungen oder ihr Kontext weiterhin benötigt werden. Vor der lokalen Aufbewahrung holen wir eine informierte Einwilligung ein, die diesen Zweck und die unten genannten Aufbewahrungskriterien umfasst. Sie kann unabhängig von der Fortsetzung des Coachings widerrufen werden.

Granola erstellt KI-gestützte Zusammenfassungen und Notizen; diese können Fehler enthalten. Der Coach prüft sie vor ihrer Verwendung und bleibt dafür verantwortlich. Aufbereitete Notizen liegen in einem mit dem Coachee geteilten Google-Dokument gemäß Abschnitt 9. Rohtranskripte werden nicht routinemäßig in dieses gemeinsame Dokument übernommen.

Rechtsgrundlage: Optionale Transkription, KI-gestützte Gesprächsverarbeitung und lokale Rohtranskript-Aufbewahrung beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Gewöhnliche aufbereitete Arbeitsnotizen, die zur Leistungserbringung erforderlich sind, beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die betroffene Person selbst Vertragspartei ist, oder auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die vertrauliche Durchführung und Kontinuität arbeitgeberfinanzierten Coachings. Besondere Kategorien personenbezogener Daten benötigen zusätzlich die in Abschnitt 11 beschriebene Grundlage.

9. Google Workspace und geteilte Gesprächsnotizen

Wir nutzen ein geschäftliches Google-Workspace-Konto, insbesondere Gmail, Google Calendar, Google Drive und Google Docs, für Kommunikation, Terminplanung sowie Erstellung, Speicherung und Freigabe aufbereiteter Gesprächsnotizen. Google verarbeitet die darin enthaltenen Kundendaten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des von uns akzeptierten Google Cloud Data Processing Addendum. Interne Roh- und Arbeitsnotizen werden nicht als solche geteilt.

Aufbereitete Notizen teilen wir mit dem Coachee für die gemeinsame Arbeit. Der Zugang ist auf die vorgesehene Person beschränkt und wird beendet, sobald er nicht mehr erforderlich ist. Vertrauliche Coaching-Dokumente sind nur über beschränkte, authentifizierte Zugänge erreichbar, nicht über anonym zugängliche Links. Wir bitten Empfänger, Dokumente nicht weiterzuleiten und keine weiteren Zugänge einzuräumen.

Das geteilte Google-Dokument ist ein gemeinsames Arbeits- und Fortschrittsdokument von Coach und Coachee. Vorgesetzte, HR und Auftraggeber erhalten keinen Zugang zu Einzelcoaching-Notizen oder individuellen Fortschrittsbewertungen. Für gesondert vereinbarte Teamergebnisse gilt Abschnitt 6.

Zweck und Rechtsgrundlage: Kommunikation, Terminorganisation, Leistungserbringung und Bereitstellung vereinbarter Notizen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO. Google kann Kundendaten weltweit verarbeiten. Der Datenverarbeitungsvertrag sieht für Übermittlungen außerhalb des EWR insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse und EU-Standardvertragsklauseln vor. Nach den Bedingungen für Google Workspace werden Kundendaten nicht ohne Erlaubnis zum Trainieren oder Feinabstimmen generativer KI-Modelle verwendet.

Weitere Informationen: Google Cloud Data Processing Addendum, Google – internationale Datentransfers und Google Workspace Subprocessors.

10. Weitere Empfänger und Drittlandübermittlungen

Personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Dazu können neben den zuvor genannten Anbietern Co-Facilitators und sonstige zur Vertraulichkeit verpflichtete Hilfspersonen, beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Rechts- oder Steuerberatung, Versicherer sowie Behörden und Gerichte bei einer gesetzlichen Pflicht oder verbindlichen Anordnung gehören. Auftraggeber oder Sponsoren erhalten Daten nur innerhalb der in Abschnitt 6 beschriebenen Grenzen. Personenbezogene Daten werden nicht verkauft und nicht für fremde Werbezwecke weitergegeben.

GitHub, Formcarry, Google Workspace, Granola und ihre jeweils eingesetzten Unterauftragsverarbeiter können Daten in den USA oder anderen Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Je nach Anbieter und Verarbeitung beruhen Übermittlungen auf einem einschlägigen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln und erforderlichen ergänzenden Schutzmaßnahmen. Die verlinkten Anbieterinformationen benennen die jeweiligen Regelungen. Eine Kopie der einschlägigen Garantien oder Informationen dazu, wie sie erhältlich sind, können über die oben genannten Kontaktdaten angefordert werden. Staaten außerhalb des EWR können ein anderes Datenschutzniveau aufweisen.

11. Besondere Kategorien personenbezogener Daten und Einwilligung

Angaben zur rassischen oder ethnischen Herkunft, zu politischen Meinungen, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung, Gesundheitsdaten sowie Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung werden nicht gezielt abgefragt. Solche Informationen können in einem vertraulichen Coachinggespräch dennoch freiwillig zur Sprache kommen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nehmen wir nur in dauerhafte Notizen auf oder verarbeiten sie weiter, wenn dies für den vereinbarten Zweck erforderlich ist und eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO greift. Für gewöhnliche Coachingzwecke holen wir die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO ein; das freiwillige Erzählen allein ist keine solche Einwilligung. Soweit Daten ausschließlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, kann Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO gelten. Nicht erforderliche sensible Details werden nicht dokumentiert oder möglichst früh entfernt.

Sollen sensible Angaben durch Granola erfasst oder verarbeitet werden, holen wir eine ausdrückliche Einwilligung ein, die diese Verarbeitung vor der Übermittlung abdeckt. Nachträgliches Löschen sensibler Textstellen macht die vorherige Übermittlung nicht rückgängig. Fehlt die erforderliche Grundlage, pausieren wir die Transkription oder lassen diese Angaben aus. Die Einwilligung eines Teilnehmers deckt personenbezogene Daten erwähnter Dritter nicht automatisch ab. Unnötige Angaben über Dritte vermeiden wir. Werden sensible Angaben unerwartet erfasst, stoppen oder pausieren wir die Transkription, sobald wir dies erkennen, prüfen die betroffenen Inhalte zügig und löschen sie aus aktiven Kopien, soweit keine gültige Grundlage die erforderliche Verarbeitung erlaubt. Diese nachträgliche Löschung legitimiert die ursprüngliche Erfassung nicht rückwirkend. Eine Person kann nicht allein dadurch für einen identifizierbaren Kollegen oder sonstigen Dritten einwilligen, dass sie ihn erwähnt. Einwilligung hebt Erforderlichkeit, Datenminimierung oder sonstige rechtliche Voraussetzungen nicht auf. Diese Hinweise ersetzen keine erforderliche Einwilligung.

Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Daten, deren Verarbeitung ausschließlich auf der widerrufenen Einwilligung beruht, werden grundsätzlich unverzüglich gelöscht, soweit keine andere Rechtsgrundlage ihre weitere Verarbeitung erlaubt oder verlangt. Wir knüpfen an eine verweigerte oder widerrufene Einwilligung in Aufzeichnung, Transkription oder personenbezogene Cloud-KI-Verarbeitung keine nachteiligen Folgen; soweit erforderlich, wird eine Alternative ohne die betreffende Verarbeitung genutzt.

12. Speicherdauer und Löschung

Die Aufbewahrung richtet sich nach einem bestimmten Zweck und fortbestehender Erforderlichkeit, nicht nach der längsten denkbaren Frist. Für vollständige Rohtranskripte aus Executive-Coachings besteht keine allgemeine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Für die von uns kontrollierten Kopien gelten folgende Regeln:

Rechtmäßige individuelle Kundenvereinbarungen können kürzere Aufbewahrung oder zusätzliche Löschpflichten vorsehen; diese setzen wir unter Beachtung gesetzlicher Pflichten um. Längere Aufbewahrung benötigt einen eigenständig rechtmäßigen, notwendigen Zweck und transparente Information; ein Vertrag allein genügt nicht. Rückgabe- oder Löschvereinbarungen erlauben keine Herausgabe vertraulicher Einzelcoaching-Unterlagen an den Sponsor.

• Audio: Nach Angaben von Granola wird vorübergehend gespeichertes Audio nach der Transkription gelöscht; Granola führt kein Audioarchiv.
• Granola-Kopien: Rohtranskripte löschen wir aus Granola nach geprüftem lokalem Export, sobald sie dort nicht mehr für die Erstellung der vereinbarten Notizen benötigt werden. Granola-Notizen und vorübergehende KI-Entwürfe löschen wir, wenn sie für Vor- oder Nachbereitung entbehrlich sind. Granola dient nicht als dauerhaftes Archiv. Während des Coachings noch erforderliche Anbieter-Kopien werden spätestens zum Ende der aktiven Beziehung gelöscht, vorbehaltlich der nachstehenden engen Ausnahmen.
• Lokale Rohtranskripte: Mit informierter Einwilligung in die lokale Aufbewahrung behalten wir nur erforderliche Texttranskripte während der aktiven Coaching-Beziehung, um relevante Originalformulierungen, Kontext und vereinbarte Themen über mehrere Sitzungen hinweg nachvollziehen zu können. Nicht jedes vollständige Transkript wird automatisch für die gesamte Beziehung aufbewahrt. Bei späterer Sitzungsvorbereitung und spätestens alle drei Monate prüfen wir die Erforderlichkeit; genügen die Endnotizen, löschen wir das Rohtranskript oder entbehrliche Teile früher. Verbleibende Rohtranskripte löschen wir ohne unnötige Verzögerung, wenn die aktive Coaching-Beziehung endet. Eine bloße Möglichkeit späterer Wiederaufnahme ist kein Aufbewahrungsgrund.

Die aktive Coaching-Beziehung endet bei Kündigung oder Abschluss oder wenn weitere Sitzungen beziehungsweise Nachbereitung nicht mehr konkret geplant oder erforderlich sind. Bei der Dreimonatsprüfung gilt eine Pause nicht als unbegrenzte Verlängerung: Eine weitere Aufbewahrung setzt eine konkret vereinbarte Fortsetzung und einen dokumentierten Bedarf für die gespeicherten Informationen voraus.

• Aufbereitete Notizen und geteilte Google-Dokumente: Während des Mandats bleiben sie erhalten, soweit sie für die vereinbarte gemeinsame Arbeit erforderlich sind. Danach bewahren wir nur notwendige Dokumentation für einen konkreten fortbestehenden Zweck auf, etwa angemessene Nachweise der Leistungserbringung oder zur Anspruchsabwehr. Die reguläre äußere Grenze ist der 31. Dezember des dritten Kalenderjahres nach Mandatsende; unnötige Inhalte werden früher gelöscht und nicht mehr erforderliche Freigaben beendet. Dies ist eine gewählte Aufbewahrungsgrenze mit Erforderlichkeitsprüfung, keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung intimer Coachingnotizen. Für Rohtranskripte gilt die kürzere Regel oben.
• Kontaktanfragen ohne anschließenden Vertrag werden grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Abschluss der Korrespondenz gelöscht.
• Geschäfts- und Handelskorrespondenz wird, soweit gesetzlich erforderlich, sechs Jahre, Buchungsbelege und Rechnungen acht Jahre sowie Bücher, Abschlüsse und vergleichbare steuerlich relevante Unterlagen zehn Jahre aufbewahrt. Diese Fristen gelten nur für die von der jeweiligen gesetzlichen Pflicht erfassten Belege, nicht für Coaching-Gespräche oder Transkripte.
• Konkrete rechtliche Ausnahme: Über die reguläre Regel hinaus behalten wir nur nachweislich erforderliche Informationen für einen konkreten Rechtsstreit, spezifisch erwartete Ansprüche oder eine einschlägige gesetzliche Pflicht auf eigenständig gültiger Rechtsgrundlage. Sensible Daten benötigen zusätzlich eine Ausnahme nach Art. 9 DSGVO, gegebenenfalls Art. 9 Abs. 2 lit. f. Soweit ausreichend, beschränkt sich die Aufbewahrung auf relevante Ausschnitte. Sie bleibt auf diesen Zweck begrenzt und wird bis zum Wegfall des Grundes überprüft; sie rechtfertigt kein Archiv sämtlicher Volltranskripte.

Ein Widerruf beendet die Verarbeitung, die auf der Einwilligung beruht. Betroffene Rohtranskripte und ausschließlich einwilligungsbasiert gespeicherte Kopien löschen wir ohne unnötige Verzögerung, soweit nicht eine eigenständig einschlägige gesetzliche Pflicht oder konkrete anspruchsbezogene Grundlage eine begrenzte Aufbewahrung erfordert. Wir wechseln nicht automatisch zu berechtigten Interessen, um zuvor einwilligungsbasierte Rohtranskripte weiter aufzubewahren. Die Rechtmäßigkeit früherer Verarbeitung bleibt unberührt.

Die endgültige anbieterseitige Löschung folgt den jeweiligen vertraglichen Lösch- und Sicherungszyklen; das Löschen im Konto und die endgültige Entfernung aus allen Anbieter-Backups erfolgen nicht zwingend gleichzeitig. Googles DPA sieht die Löschung innerhalb von 180 Tagen vor, nachdem Kundendaten im Dienst nicht mehr wiederherstellbar sind. Am Ende des Vertrags mit Google kann eine zusätzliche Wiederherstellungsfrist von bis zu 30 Tagen vorausgehen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die DPA-Ausnahme für Daten, die zugleich einem weiteren fortbestehenden Vertrag unterliegen, bleiben vorbehalten.

Die Regeln erfassen aktive lokale Dateien und Anbieter-Kopien unter unserer Kontrolle. Verbleibende Sicherungskopien bleiben bis zum regulären Überschreiben geschützt und werden nicht erneut für Coaching genutzt; bei einer Wiederherstellung gelten die Löschanweisungen ebenfalls. Unabhängig von Empfängern erstellte Kopien liegen außerhalb unserer Kontrolle; die Empfänger sind für deren weitere Nutzung selbst verantwortlich.

13. Pflicht zur Bereitstellung und keine automatisierten Entscheidungen

Daten, die für Vertragsanbahnung, Terminorganisation, Durchführung oder Abrechnung erforderlich sind, müssen bereitgestellt werden; andernfalls kann die betreffende Anfrage oder Leistung gegebenenfalls nicht bearbeitet werden. Eine Audioaufnahme, automatisierte Transkription oder personenbezogene Cloud-KI-Verarbeitung ist dagegen nicht Voraussetzung für die Teilnahme.

Wir treffen keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO und führen kein Profiling durch. KI-Systeme unterstützen ausschließlich die Erstellung und Strukturierung von Arbeitsunterlagen. KI-Ausgaben werden vor ihrer Verwendung in inhaltlichen Einschätzungen oder Projektergebnissen von uns geprüft; für diese Ergebnisse bleiben wir verantwortlich. KI-Ausgaben, Coachingnotizen und Transkripte werden nicht für automatisierte Personal-, Leistungs- oder Beschäftigungsentscheidungen verwendet.

14. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, Löschung nach Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO und Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Widerspruchsrecht: Erfolgt eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht weiter, sofern wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen werden grundsätzlich innerhalb eines Monats beantwortet. Bei besonderer Komplexität oder einer großen Zahl von Anträgen kann diese Frist nach den gesetzlichen Voraussetzungen um bis zu zwei weitere Monate verlängert werden.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns ist regelmäßig das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig. Sie können sich auch an eine andere zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

15. Datensicherheit

Wir setzen risikoadäquate technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter Zugriffsbeschränkungen, sichere Konten, verschlüsselte Übertragungswege und Datenminimierung.

Lokale Transkripte liegen auf dem Rechner des Coaches, getrennt von den über Google Docs geteilten aufbereiteten Notizen. Der Zugriff auf Rohtranskripte ist auf den vertraulichen Coachingzweck beschränkt. Lokale Dateien und Backups sind verschlüsselt, Anbieter-Konten mit Mehrfaktor-Authentifizierung geschützt und Zugriffsrechte auf geteilte Dokumente beschränkt und werden überprüft. Diese Maßnahmen erfassen Speicherung, Übertragung und Wiederherstellung aus Backups.

Bei Cloudanbietern gelten zusätzlich deren vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen. Trotz angemessener Schutzmaßnahmen kann bei elektronischer Übertragung oder Speicherung kein absoluter Schutz garantiert werden.

16. Änderungen und Kontakt

Wir aktualisieren diese Hinweise, wenn sich Verarbeitungsabläufe, Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern. Diese Fassung beschreibt den aktuellen Coaching-Ablauf und die Aufbewahrungsregeln. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir auch bereits betroffene Personen direkt; die Veröffentlichung auf dieser Website allein ersetzt diese Information nicht. Vor Beginn einer abweichenden Nutzung stellen wir die notwendigen Informationen bereit und holen zusätzlich erforderliche Einwilligungen ein. Diese Hinweise ersetzen weder die tatsächlichen Einwilligungs- und Löschprozesse noch Auftragsverarbeitungsverträge und sind keine rechtliche Konformitätsbescheinigung.

Für Fragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an impressum@maxsutter.de oder die in Abschnitt 1 genannte Postanschrift wenden.